구글 드라이브에 파일을 올린 뒤 다른 사람에게 보내야 할 일이 있었습니다.
파일을 선택하고 링크를 복사해서 메시지로 보내면 끝이라고 생각했어요. 제 컴퓨터에서는 링크를 눌렀을 때 파일이 잘 열렸기 때문에 상대방도 당연히 같은 화면을 볼 거라고 생각했거든요.
그런데 상대방에게서 '이거 안 열리는데?'라는 답이 왔습니다.
링크를 잘못 복사했나 싶어서 다시 복사해 보내봤지만 결과는 같았어요. 그제야 공유 설정을 열어봤고, 제가 놓친 게 있다는 걸 알았습니다.
파일의 주소를 알고 있는 것과 그 파일을 볼 수 있는 권한이 있는 것은 다른 문제였어요.
저는 파일 주인이니까 당연히 열렸던 거고, 상대방에게는 아직 접근 권한이 없었던 겁니다. 그 뒤로는 구글 드라이브 파일을 보낼 때 링크만 복사하지 않고 누가 열 수 있는지, 파일을 연 뒤에는 어디까지 할 수 있는지까지 같이 확인하게 됐어요.
링크를 복사했다고 자동으로 공개되는 건 아니었어요
링크 복사라는 말을 꽤 단순하게 받아들였던 적이 있습니다. 링크가 생겼으니 그 주소를 받은 사람은 파일을 볼 수 있을 거라고 생각했어요.
하지만 구글 드라이브의 공유 설정에는 일반 액세스가 따로 있습니다. 여기가 제한됨으로 되어 있다면 파일에 접근 권한을 받은 사람만 열 수 있기 때문에, 링크만 다른 사람에게 전달한다고 해서 그 사람이 바로 파일을 볼 수 있는 건 아니었어요.
반대로 여러 사람에게 링크를 전달해서 보여주고 싶다면 일반 액세스를 링크가 있는 모든 사용자로 설정하는 방법이 있습니다.
이 차이를 몰랐을 때는 상대방이 파일을 못 연다고 하면 링크부터 다시 보냈어요. 하지만 공유 권한이 그대로라면 같은 링크를 다시 보내도 해결되지 않았습니다. 그래서 지금은 링크에 문제가 있다고 생각하기 전에 공유 창을 열어 일반 액세스가 어떻게 설정되어 있는지 먼저 확인해요.
여기까지 알고 나니 이번에는 '그럼 항상 링크가 있는 모든 사용자로 해두면 편한 것 아닌가?' 하는 생각이 들었습니다.
여러 사람에게 공개해도 상관없는 파일이라면 이 방법이 편할 수 있어요. 하지만 개인적인 내용이 들어 있거나 특정 사람에게만 보여줘야 하는 자료라면 이야기가 달라집니다. 제가 보낸 사람뿐 아니라 링크를 전달받은 다른 사람이 접근할 가능성도 생각해야 하니까요.
그래서 저는 무조건 링크 공유부터 켜기보다 누구에게 보여줘도 괜찮은 파일인지 먼저 생각한 뒤 공유 범위를 정하는 편이 더 마음이 놓였습니다.
특정 사람에게만 보여주고 싶다면 이메일로 공유했어요
파일을 아무에게나 공개하고 싶지 않을 때는 특정 사람을 지정해서 공유할 수 있습니다. 공유 창에서 상대방의 이메일 주소를 추가하고 그 계정에 접근 권한을 주는 방식이에요.
이렇게 하면 일반 액세스를 넓게 열어두지 않고 필요한 사람에게만 파일을 보여줄 수 있습니다.
처음에는 링크 공유보다 조금 번거롭게 느껴졌어요. 상대방의 이메일 주소를 알아야 하고 직접 추가해야 하니까요. 하지만 개인적인 문서처럼 아무나 열어서는 안 되는 파일이라면 오히려 누구에게 권한을 줬는지가 명확해서 마음이 편했습니다.
그래서 지금은 '이 링크를 가진 사람이 누구든 열어도 괜찮은가?'를 먼저 생각해요. 조금이라도 망설여진다면 특정 사람에게만 공유하는 쪽을 선택합니다.
다만 특정 계정에 제대로 권한을 줬는데도 상대방이 파일을 열지 못한 적이 있었습니다.
상대방이 '권한이 없다고 나오는데?'라고 해서 분명 이메일을 추가했는데 왜 안 되는지 의아했어요. 확인해 보니 상대방이 제가 권한을 준 계정이 아니라 다른 Google 계정으로 파일을 열고 있었습니다.
Google 계정을 여러 개 사용하는 경우라면 이런 상황도 생길 수 있습니다. 파일을 특정 계정에만 공유했다면 단순히 권한을 줬는지만 볼 게 아니라 어느 이메일 주소에 권한을 줬는지, 상대방은 지금 어느 계정으로 로그인했는지까지 함께 확인하는 게 좋았어요.
예전에는 파일이 안 열린다는 말을 들으면 공유 자체가 실패했다고 생각했지만, 지금은 공유된 계정과 현재 로그인한 계정이 같은가?도 같이 확인합니다.
뷰어와 편집자를 대충 골랐다가 차이를 알았어요
상대방에게 파일을 공유할 때는 단순히 열 수 있게 만드는 것에서 끝나지 않았습니다. 뷰어, 댓글 작성자, 편집자처럼 파일을 연 사람이 무엇을 할 수 있을지도 제가 정해야 했어요.
처음에는 이걸 크게 신경 쓰지 않았습니다. 어차피 같이 보는 파일이니 그냥 편집자를 선택하면 제일 편할 것 같았거든요.
그런데 편집자는 말 그대로 내용을 수정할 수 있는 권한입니다. 단순히 파일을 확인해 달라고 보내는 것이라면 굳이 편집 권한까지 줄 필요가 없었어요.
기준을 나눠서 생각하니 훨씬 쉬웠습니다. 보기만 하면 되는 사람은 뷰어, 내용을 직접 바꾸지는 않지만 의견을 남겨야 한다면 댓글 작성자, 실제로 내용을 함께 수정해야 한다면 편집자로 설정하는 식이에요.
특히 원본을 그대로 유지해야 하는 파일이라면 편집 권한을 습관적으로 주지 않게 됐습니다.
반대로 공동으로 작업해야 하는 문서를 뷰어로 공유하면 상대방은 파일을 볼 수는 있어도 내용을 수정할 수 없습니다. 파일 자체는 정상적으로 열리는데 '수정이 안 돼'라는 이야기가 나온다면 이번에는 접근 권한이 있느냐보다 어떤 권한으로 공유했는지를 확인해야 하는 거죠.
결국 공유할 때는 파일을 열 수 있느냐와 파일을 열어서 무엇을 할 수 있느냐를 따로 생각해야 했습니다.
이 차이를 알고 나니 공유 설정을 볼 때도 훨씬 덜 헷갈렸어요.
마무리 — 링크보다 공유 설정을 먼저 확인하게 됐어요
구글 드라이브로 파일을 보내기 시작했을 때는 링크만 있으면 된다고 생각했습니다. 그래서 상대방이 못 연다고 하면 링크가 잘못됐다고 생각했고, 같은 링크를 다시 복사해서 보내기도 했어요.
하지만 몇 번 이런 일을 겪고 나니 지금은 파일을 보내기 전에 확인하는 순서가 달라졌습니다.
먼저 이 파일을 누구에게 보여줄 것인지 생각해요. 특정 사람만 봐야 한다면 해당 계정에 권한을 주고, 링크를 전달받은 사람이 열어도 괜찮은 자료라면 일반 액세스 설정을 확인합니다.
그다음에는 상대방이 파일을 열어서 무엇을 해야 하는지도 생각해요. 보기만 하면 되는지, 의견을 남겨야 하는지, 직접 수정해야 하는지에 따라 권한을 다르게 설정합니다.
특히 폴더를 통째로 공유할 때는 조금 더 조심하게 됐어요. 공유 폴더 안의 파일이나 하위 폴더도 영향을 받을 수 있기 때문에, 파일 하나만 보여주려다가 필요 이상으로 넓은 범위를 공유하고 있지는 않은지도 확인하는 편입니다.
공유 설정에 선택지가 많아서 복잡해 보였지만, 몇 번 사용해보니 결국 제가 확인할 건 크게 두 가지였어요.
누가 이 파일을 열 수 있는지, 그리고 그 사람이 파일을 열어서 어디까지 할 수 있는지.
이 두 가지를 구분하고 나니 공유 설정도 전보다 이해하기 쉬워졌습니다.
구글 드라이브 링크를 보냈는데 상대방에게 액세스 권한이 필요합니다 같은 화면이 나타난다면 링크부터 다시 보내기보다 공유 설정을 먼저 확인해 보는 게 좋아요. 반대로 파일은 열리는데 수정이나 댓글 작성이 안 된다면 그때는 상대방에게 부여한 권한을 확인하면 되고요.
저처럼 같은 링크를 두세 번 다시 보내고 나서야 권한 문제였다는 걸 발견할 필요는 없으니까요.