문서를 수정하다 보면 원래 문장을 지워버리는 게 조금 찜찜할 때가 있어요.
특히 다른 사람이 작성한 문서를 고쳐야 할 때는 더 그렇죠. 문장을 조금 다듬고 싶은데 내가 마음대로 바꿔도 되는지 모르겠고, 그렇다고 댓글만 남기자니 어떤 부분을 어떻게 고쳤으면 하는지 설명하기도 번거롭더라고요.
저도 예전에는 이런 상황이면 일단 문장을 직접 고친 다음에 따로 설명을 적어두는 편이었어요. 그런데 나중에 원래 문장이 뭐였는지 다시 확인하려고 하면 이미 바뀌어 있어서 불편한 경우가 있었죠.
그러다 구글 문서에서 수정 제안 기능을 써봤는데 생각보다 간단했어요.
문서의 원래 내용을 바로 바꾸는 대신, 내가 이렇게 수정하면 좋겠다는 내용을 제안 형태로 남길 수 있는 기능이에요. 문서 소유자는 그 제안을 확인한 뒤 적용하거나 거부할 수 있고요.
문장을 직접 고치는 것과 뭐가 달랐을까
구글 문서에서 일반적인 수정 모드로 문장을 바꾸면 기존 내용이 바로 바뀌어요.
예를 들어
회의 일정은 다음주에 다시 알려드릴게요.
라는 문장을
회의 일정은 다음 주에 다시 알려드릴게요.
로 고쳤다고 해볼게요.
띄어쓰기 하나만 고친 거라면 별일 아닌 것처럼 보이지만, 다른 사람이 작성한 문서를 검토하는 상황이라면 이야기가 달라요. 내가 수정한 내용이 최종적으로 확정된 건지, 아니면 단순히 내 의견인지 구분하기 어려울 수 있거든요.
이럴 때 수정 제안 모드로 바꾸면 원본을 바로 덮어쓰지 않고 변경 내용을 제안 형태로 남길 수 있어요.
제가 직접 써보니 이 차이가 꽤 편했어요.
수정한 부분은 다른 색으로 표시되고, 삭제하거나 바꾸려고 한 기존 내용에는 취소선이 표시돼서 원래 문장과 내가 제안한 수정 내용을 한눈에 비교할 수 있더라고요.
그래서 문장을 많이 고쳐도 원본이 사라졌다는 느낌이 덜했어요. 특히 표현을 바꾸거나 문장을 통째로 수정할 때는 일반 편집보다 훨씬 안심이 됐죠.
수정 제안은 이렇게 사용했어요
컴퓨터에서 구글 문서를 열고 수정하려는 문장을 선택하면 오른쪽에 수정 제안과 관련된 버튼이 나타날 수 있어요.
또는 문서 오른쪽 위에 있는 수정 모드 메뉴를 눌러 제안 모드로 변경할 수도 있어요. 현재 구글 문서에서는 수정 메뉴에서 제안을 선택하는 방식으로 사용할 수 있습니다.
제안 모드로 바꾼 뒤에는 평소처럼 문장을 수정하면 돼요. 다만 이때는 바로 원본에 확정되는 게 아니라 변경 내용이 제안으로 표시돼요. 예를 들어 문장을 지우면 기존 문장에 취소선이 생기고, 새로 입력한 내용은 다른 색으로 표시됩니다.
여기에 왜 이렇게 고쳤는지 설명하고 싶다면 해당 제안을 클릭해서 댓글을 추가할 수도 있어요.
이 부분이 생각보다 괜찮았어요. 단순히 "이 문장 고쳐주세요"라고 댓글만 남기는 것보다 실제로 어떻게 바꾸면 되는지 보여줄 수 있으니까요. 문서를 받는 사람 입장에서도 수정 내용을 직접 비교하면서 판단할 수 있고요.
상대방은 제안을 적용하거나 거부할 수 있어요
수정 제안의 가장 큰 차이는 최종 결정권이 문서 소유자에게 있다는 점이었어요.
문서의 제목을 바꾸자는 제안을 남겼는데 작성자가 보기에는 원래 제목이 더 괜찮을 수도 있잖아요. 그럴 때 작성자는 제안을 보고 거부하면 되고, 괜찮다고 생각하면 적용하면 돼요.
여러 군데를 수정했다면 제안 하나씩 확인할 수도 있고, 도구 메뉴에서 수정 제안을 검토한 뒤 모두 적용하거나 모두 거부하는 것도 가능해요. 그래서 문서를 함께 작성하거나 검토할 때 특히 잘 맞겠다는 생각이 들었어요.
혼자 쓰는 문서에서도 생각보다 쓸 일이 있었어요
처음에는 수정 제안 기능이 여러 사람이 하나의 문서를 같이 작업할 때만 필요한 줄 알았어요.
그런데 직접 써보니 혼자 작성하는 문서에서도 활용할 만하더라고요. 예시로 글을 한 번 완성했는데 다음 날 다시 읽어보니 표현이 어색한 부분이 생길 수 있잖아요. 그럴 때 바로 원문을 수정해 버리면 나중에 내가 처음 어떤 문장으로 작성했는지 비교하기가 애매해요.
반면 수정 제안으로 바꾸면 원래 문장과 수정한 문장이 함께 보이니까 어떤 부분을 바꿨는지 확인하기 편했어요. 특히 문장 전체를 다시 쓰거나 표현을 여러 가지로 바꿔보고 싶을 때 유용했어요.
다만 모든 수정 작업을 제안 모드로 할 필요는 없다고 느꼈어요. 내 문서를 혼자 작성하면서 단순한 오타를 고치는 정도라면 그냥 일반 수정 모드가 훨씬 빠르죠.
반대로 원본을 남겨둔 채 수정 내용을 비교하고 싶거나, 다른 사람에게 수정 여부를 결정하게 해야 하는 상황이라면 제안 모드가 훨씬 편했어요.
그리고 제안 기능은 문서의 권한과도 관계가 있어요. 구글 문서에서는 문서 소유자가 다른 사람에게 댓글 작성자나 편집자 권한을 주면 수정 제안을 할 수 있고, 보기 권한만 있는 상태에서는 제안을 할 수 없어요.
그래서 다른 사람이 보낸 문서에서 제안 버튼이 안 보인다면 기능을 못 찾은 게 아니라 내 권한이 부족한 경우일 수도 있겠더라고요.
마무리 — 원본을 남겨둔 채 비교하고 싶을 때 써보세요
구글 문서의 수정 제안은 원본을 바로 바꾸지 않고 수정 내용을 먼저 보여준 뒤 적용 여부를 결정할 수 있는 기능이에요.
혼자 쓰는 문서라면 꼭 필요한 기능은 아니지만, 원래 문장을 남겨둔 채 여러 표현을 비교해보고 싶을 때 써보면 생각보다 편합니다.