구글 스프레드시트를 열었다가 순간 당황한 적이 있어요.
분명 며칠 전에 적어둔 내용이 있었는데 보이지 않는 거예요.
처음에는 다른 시트를 열었나 싶었습니다. 아래쪽 탭도 확인하고, 다른 파일도 열어봤는데 제가 찾던 내용은 없었어요.
'내가 저장을 안 했나?' 그런데 구글 스프레드시트는 작업한 내용이 자동으로 저장되잖아요.
생각해 보니 그날 표를 정리하면서 필요 없는 행을 여러 개 지웠던 기억이 났습니다. 아마 그때 필요한 내용까지 같이 지운 것 같았어요.
바로 Ctrl+Z부터 눌러볼까 했는데, 이미 파일을 닫았다가 며칠 뒤 다시 연 상태였습니다.
그때 처음 제대로 사용해 본 게 버전 기록이었어요. 예전 상태를 확인할 수 있다는 건 알고 있었지만, 직접 써볼 일은 없었거든요.
막상 확인해보니 제가 생각했던 것보다 훨씬 유용했습니다.
단순히 삭제한 내용을 되돌리는 기능이라기보다, 이 문서가 이전에는 어떤 상태였는지 다시 확인할 수 있는 기록에 가까웠어요.
자동 저장이면 예전 내용도 당연히 남아 있을 줄 알았어요
구글 스프레드시트를 사용하면서 가장 편했던 것 중 하나가 자동 저장이었습니다.
엑셀 파일을 사용하다가 저장하지 않고 닫을까 봐 걱정했던 것처럼, 매번 Ctrl+S를 누를 필요가 없으니까요.
그래서 막연하게 이런 생각도 했던 것 같아요. '자동으로 저장되니까 뭘 잘못해도 다시 돌아갈 수 있겠지.'
그런데 자동 저장과 실행 취소는 조금 다른 문제였습니다.
제가 셀 하나를 잘못 지우고 바로 알아챘다면 Ctrl+Z로 되돌리는 게 가장 간단해요.
문제는 한참 뒤에 실수를 발견했을 때였습니다. 그사이에 다른 내용을 수정하고 파일을 닫았다가 다시 열기까지 했다면, '아까 했던 작업 하나만 취소'하는 것처럼 해결하기 어렵잖아요.
그렇다고 현재 내용을 전부 버리고 며칠 전 파일로 돌아가고 싶은 것도 아니었어요. 그동안 새로 추가한 내용도 있었으니까요.
제가 원했던 건 딱 하나였습니다.
'지우기 전에는 여기에 뭐가 있었지?'
이걸 확인하려고 버전 기록을 열어봤어요.
버전 기록을 열어보니 며칠 전 모습이 그대로 보였어요
구글 스프레드시트에서는 상단 메뉴의 파일 → 버전 기록 → 버전 기록 보기를 통해 이전 기록을 확인할 수 있습니다.
처음 열었을 때는 조금 낯설었어요. 평소에 보던 현재 스프레드시트 옆으로 날짜와 시간에 따라 이전 기록이 나타났거든요.
제가 실수했다고 생각한 날짜보다 앞쪽 기록을 하나씩 확인해 봤습니다. 그러다가 찾았어요. 현재 시트에서는 사라진 내용이 이전 기록에는 그대로 남아 있었습니다.
그 순간에는 복구했다는 것보다 '아, 내가 진짜 지운 게 맞았구나' 하는 생각부터 들더라고요. 기억을 잘못한 게 아니었습니다.
버전 기록에서는 이전 시점의 문서 상태를 확인할 수 있고, 공동으로 사용하는 문서라면 변경한 사람을 구분해서 확인하는 데도 도움이 됩니다.
여러 명이 같이 수정하는 스프레드시트라면 '누가 이걸 지웠지?' 하고 서로 기억을 더듬는 것보다 기록을 확인하는 편이 훨씬 정확하겠다는 생각도 들었어요.
혼자 사용하는 문서에서도 꽤 유용했습니다. 며칠 전에 제가 뭘 했는지 제가 제일 기억을 못 하니까요.
무조건 이전 버전으로 복원하는 건 조금 망설여졌어요
사라진 내용을 찾았으니 처음에는 바로 이전 버전으로 복원하면 된다고 생각했습니다.
그런데 버튼을 누르기 전에 잠깐 멈췄어요.
제가 원하는 건 며칠 전에 삭제한 몇 개의 셀이었는데, 그 이후에 새로 작성한 내용도 꽤 있었거든요. 문서 전체를 예전 상태로 돌려버리면 최근에 수정한 내용까지 영향을 받을 수 있잖아요.
그래서 저는 바로 전체를 복원하기보다 먼저 이전 버전에서 필요한 내용을 확인했습니다.
몇 개의 값만 필요하다면 예전 내용을 확인해서 현재 문서에 다시 반영하는 쪽이 오히려 간단할 수 있었어요. 반대로 표 전체가 잘못 바뀌었거나 대량의 데이터가 사라진 상황이라면, 이전 버전으로 복원하는 기능이 훨씬 유용할 테고요.
이때 알게 된 게 하나 있습니다.
버전 기록을 연다고 반드시 그 상태로 복원해야 하는 건 아니었어요.
저한테는 '예전에 뭐가 있었는지 확인하는 용도'만으로도 충분히 쓸모가 있었습니다.
이 차이를 몰랐을 때는 버전 기록이라는 말을 보고 조금 부담스러웠어요. 잘못 눌렀다가 지금까지 작성한 내용이 전부 옛날 상태로 돌아가는 건 아닐까 싶었거든요.
실제로는 이전 상태를 먼저 살펴보고 필요한지 판단할 수 있으니 훨씬 마음이 편했습니다.
중요한 시점에는 이름을 붙여두는 것도 괜찮았어요
버전 기록을 보다 보니 또 하나 불편한 점이 있었습니다.
기록이 날짜와 시간으로 쌓이다 보니, 시간이 지나면 어느 시점이 중요한 버전인지 제가 알아보기 어려운 거예요. '이날 오후에 뭘 수정했더라?' 결국 하나씩 열어봐야 했습니다.
그러다가 버전에 이름을 붙일 수 있다는 걸 알게 됐어요. 예를 들어 중요한 작업이 끝난 시점에 최종 검토 전 8월 정산 완료 제출 전 원본처럼 알아볼 수 있는 이름을 붙여두는 방식이에요.
모든 작업마다 이름을 붙일 필요는 없었습니다. 그렇게 하면 그것대로 관리할 일이 늘어나니까요.
대신 크게 수정하기 전이나 '이 상태는 나중에 다시 필요할 수도 있겠다' 싶은 순간에만 표시해 두면 나중에 찾기가 훨씬 쉬웠어요.
예전에는 파일을 크게 수정하기 전에 최종 최종2 진짜최종처럼 파일 자체를 복사해서 여러 개 만들어놓기도 했습니다. 구글 스프레드시트에서는 같은 문서 안에서 이전 기록을 확인할 수 있으니, 그런 복사본을 무조건 만들 필요는 없겠더라고요.
물론 버전 기록이 별도의 백업을 완전히 대신한다고 생각할 필요까지는 없어요. 정말 중요한 자료라면 별도의 백업도 생각해야겠지만, 실수로 내용을 수정하거나 지운 정도를 되돌아볼 때는 생각보다 든든한 기능이었습니다.
마무리 — 무조건 되돌리지 않아도 된다는 게 좋았어요
처음에는 구글 스프레드시트가 자동으로 저장된다는 것만 알고 있었어요. 그래서 내용을 잘못 지우면 바로 알아채서 실행 취소를 해야 하는 줄 알았습니다.
그런데 실제로 며칠 뒤에 실수를 발견하고 버전 기록을 열어보니 생각이 조금 달라졌어요. 현재 문서만 보고는 이미 사라진 내용도 이전 기록에서는 다시 확인할 수 있었습니다.
무엇보다 마음에 들었던 건 무조건 과거 상태로 되돌리지 않아도 된다는 점이었어요. 먼저 이전 내용을 확인하고, 필요한 부분만 현재 문서에 다시 반영할지 아니면 문서 전체를 복원할지 판단할 수 있으니까요.
지금은 스프레드시트에서 뭔가 사라진 걸 발견하면 바로 '끝났다, 다시 만들어야 하나?'부터 생각하지 않습니다.
방금 한 실수라면 실행 취소, 시간이 지난 뒤 발견했다면 버전 기록.
이렇게 두 가지를 먼저 떠올리게 됐어요.
특히 오래 관리하는 스프레드시트라면 버전 기록이 있다는 것 정도는 알아두면 좋겠더라고요. 필요할 일이 없으면 가장 좋겠지만, 정말 필요한 순간에는 '그때 이걸 왜 몰랐지?' 싶을 만큼 유용한 기능이었습니다.