워드로 문서를 만들다 보면 내용보다 글자 모양을 맞추는 데 시간이 더 걸릴 때가 있어요.
제목은 조금 크게 만들고, 중요한 문장은 굵게 표시하고, 중간에 들어가는 소제목은 다른 색으로 바꾸다 보면 어느 순간 같은 모양을 반복해서 만들고 있더라고요.
저도 예전에는 그냥 글자를 선택한 다음 글꼴 크기와 굵기, 색상을 하나씩 다시 설정했어요. 한두 군데라면 별일 아닌데 같은 모양을 여러 번 만들어야 하니까 은근히 귀찮았죠.
특히 이미 예쁘게 만들어놓은 부분이 하나 있는데 다른 문장도 똑같이 맞추고 싶을 때가 문제였어요. "이거 글꼴이 몇 포인트였지?" 하면서 다시 확인하고, 굵기를 눌렀다가 색을 바꾸고, 줄 간격까지 어긋나면 또 찾아서 수정하고요.
그러다 워드의 서식 복사를 써봤는데 생각보다 간단했어요.
말 그대로 이미 만들어놓은 글자의 모양을 복사해서 다른 글자에 그대로 적용하는 기능이에요.
글자 자체가 아니라 모양만 가져오는 기능이었어요
처음에는 서식 복사라고 해서 문장을 복사하는 기능과 비슷할 거라고 생각했어요. 그런데 실제로 사용해 보니 내용은 가져오지 않고 글자의 모양만 가져오는 기능이더라고요.
워드 문서에
회의 일정 확인
이라는 문장이 있고 이 문장이 굵은 글씨에 파란색, 14포인트로 꾸며져 있다고 해볼게요. 다른 곳에 있는
준비물 확인
이라는 문장을 같은 모양으로 만들고 싶다면 직접 글꼴과 크기, 색상을 다시 설정할 필요가 없어요. 기존에 모양이 마음에 드는 문장을 선택하고 홈 탭의 서식 복사를 누른 다음, 같은 모양으로 만들 문장을 선택하면 됩니다.
직접 해보니까 여기서 편한 점이 확실했어요. 내용까지 복사되는 게 아니라서 원래 문장은 그대로 두고 모양만 가져올 수 있거든요.
예전에는 비슷한 제목을 만들 때마다 글자 크기를 확인했는데, 이제는 이미 만들어놓은 제목 하나를 기준으로 잡고 다른 제목에 서식을 적용하면 되더라고요.
서식 복사를 한 번만 쓰는 것과 여러 번 쓰는 방법이 달랐어요
처음 써보면 서식 복사 버튼을 한 번 누르고 다른 글자를 선택하는 방식부터 익히게 돼요. 그런데 이 방식은 한 번 적용하고 나면 서식 복사가 끝나요.
같은 모양을 여러 곳에 반복해서 적용하고 싶다면 서식 복사 버튼을 두 번 클릭하면 돼요. 그러면 여러 군데를 선택하면서 같은 서식을 계속 적용할 수 있고, 작업이 끝났을 때는 Esc를 누르면 됩니다.
이걸 알고 나니까 활용도가 꽤 달라졌어요. 문서에 소제목이 열 개 정도 있는데 몇 개만 글자 모양이 다르게 되어 있다면, 기준이 되는 소제목 하나를 정한 다음 서식 복사를 두 번 클릭하고 나머지를 차례로 선택하면 되거든요. 하나씩 글꼴과 크기를 확인하는 것보다 훨씬 빠르죠.
다만 여기서 한 가지 헷갈렸어요. 어떤 부분을 선택했느냐에 따라 적용되는 서식의 범위가 달라질 수 있더라고요.
텍스트 서식만 복사하려면 단락의 일부를 선택하고, 텍스트와 단락 서식을 함께 복사하려면 단락 기호까지 포함한 전체 단락을 선택해야 해요. 그래서 단순히 글자 모양만 똑같이 만들고 싶은데 전체 단락을 선택하면 생각보다 많은 서식이 따라올 수 있어요. 반대로 문단 전체의 모양까지 맞추고 싶다면 전체 단락을 선택하는 편이 맞고요.
단축키로 해보니 마우스로 찾지 않아도 됐어요
서식 복사를 자주 사용한다면 버튼을 매번 찾는 것도 조금 귀찮을 수 있어요. 워드에서는 서식 복사와 붙여 넣기를 키보드 단축키로 할 수도 있어요.
Alt + Ctrl + C를 누르면 서식을 복사하고, Alt + Ctrl + V를 누르면 복사한 서식을 붙여 넣을 수 있어요. 다만 이 단축키는 워드 버전에 따라 다를 수 있어서, 예전 버전을 쓰고 있다면 Ctrl + Shift + C와 Ctrl + Shift + V로 되어 있을 수도 있으니 직접 눌러보고 안 되면 다른 조합도 시도해 보는 게 좋아요.
저는 처음에는 굳이 단축키까지 외울 필요가 있나 싶었어요. 그런데 문서를 오래 편집하다 보면 마우스로 홈 탭까지 올라가서 서식 복사 버튼을 찾는 것보다 키보드로 바로 처리하는 게 편한 순간이 생기더라고요. 특히 같은 서식을 여러 부분에 반복해서 적용할 때는 단축키가 더 편할 수 있어요.
다만 일반적인 Ctrl+C, Ctrl+V와는 다르니까 이 부분은 처음에 조금 헷갈릴 수 있어요. Ctrl+C는 내용 자체를 복사하는 것이고, 서식 복사는 글자나 문단의 모양을 가져오는 것이라고 생각하면 구분하기 쉬워요.
그리고 워드에서 다른 문서나 웹페이지의 내용을 가져올 때는 서식이 섞여 들어오는 문제도 있잖아요. 이럴 때는 서식 복사와 반대로 붙여 넣을 때 서식을 어떻게 처리할지 선택하는 기능도 있어요. 원본 서식을 유지하거나, 현재 문서의 서식에 맞추거나, 텍스트만 가져오는 등의 붙여 넣기 옵션을 선택할 수 있습니다.
그래서 문서 작업을 하다 보면 서식을 복사하는 기능과 붙여 넣으면서 서식을 정리하는 기능을 상황에 따라 나눠 쓰는 게 편하더라고요.
마무리 — 스타일 기능과는 쓰임새가 달랐어요
써보고 나니 서식 복사가 무조건 편한 기능은 아니었어요.
문서 전체의 제목과 본문 스타일을 처음부터 일정하게 만들고 싶다면 서식 복사만 계속 사용하는 것보다 워드의 스타일 기능을 활용하는 편이 더 나을 수 있어요. 반면 이미 만들어놓은 문서에서 특정 부분만 다른 부분과 똑같이 맞추고 싶을 때는 서식 복사가 훨씬 간단했어요.
저는 특히 비슷한 모양을 반복해서 만들어야 하는데 정확한 글꼴이나 크기를 기억하지 못할 때 이 기능이 유용하더라고요. "이 문장하고 똑같이만 만들어야 하는데"라는 상황이라면 일일이 설정값을 확인할 필요가 없으니까요.
그리고 처음 사용할 때는 글자 일부만 선택할지, 문단 전체를 선택할지도 생각해 보는 게 좋아요. 글자 색이나 굵기 정도만 맞추려는 거라면 필요한 글자만 선택하고, 문단 간격이나 정렬처럼 문단 자체의 서식까지 맞추려는 거라면 전체 단락을 선택하는 식으로 구분하면 덜 헷갈립니다.
예전에는 워드에서 글자 모양이 조금 다르면 그냥 하나씩 수정했는데, 지금은 비슷한 모양이 이미 만들어져 있다면 그걸 기준으로 가져오는 편이 훨씬 편해졌어요.
문서 작업을 하면서 같은 글자 모양을 반복해서 만들고 있다면 한 번쯤 서식 복사를 써보는 것도 괜찮겠더라고요.