메일을 작성하다 보면 지금 바로 보내기는 조금 애매한 순간이 있어요.
내용은 이미 다 써놨는데 너무 늦은 시간이라 내일 보내는 게 나을 것 같거나, 특정 날짜와 시간에 맞춰서 보내고 싶은 경우가 그렇죠.
저는 이런 메일을 작성해 놓고 임시보관함에 넣어뒀다가 나중에 다시 보내곤 했어요. 그런데 막상 다음 날이 되면 메일을 보내는 걸 깜빡할 때가 있더라고요.
그렇다고 미리 작성한 메일을 일부러 알람까지 맞춰놓는 것도 번거로웠고요.
그러다 Gmail에 메일을 원하는 날짜와 시간에 자동으로 보내는 예약 기능이 있다는 걸 알게 됐어요. 이미 작성한 메일을 그대로 두고 보내는 시간만 정해둘 수 있어서 생각보다 편하게 쓸 수 있더라고요.
메일을 미리 써놓고도 보내는 걸 자꾸 잊었어요
메일 예약 기능을 알기 전에는 메일을 미리 작성해 놓는 것과 실제로 보내는 건 따로 생각했어요.
예를 들어 월요일 오전에 보내야 하는 메일이 있으면 일요일에 미리 작성해서 임시보관함에 넣어두는 식이었죠.
문제는 월요일이 되면 다른 일을 하느라 메일 보내는 걸 잊을 수 있다는 거였어요.
특히 급하게 처리할 일이 생기거나 출근 준비를 하다 보면 메일 하나 보내는 걸 깜빡하기 쉽더라고요. 나중에 생각나서 보내려고 보면 이미 시간이 한참 지나 있기도 했고요.
이런 상황에서는 메일을 미리 작성해놓는 것만으로는 부족했어요.
작성과 발송을 한 번에 끝내는 게 아니라, 작성은 미리 하고 발송은 정해진 시간에 자동으로 하도록 나누는 방법이 더 편하겠다는 생각이 들었어요.
Gmail의 예약 전송은 이런 상황에서 사용할 수 있는 기능이에요. 예약된 메일은 지정한 시간보다 몇 분 늦게 전송될 수도 있고, 예약할 때 설정한 시간대를 기준으로 발송돼요.
보내기 버튼 옆에 다른 기능이 있었어요
처음에는 메일을 다 작성하고 그냥 보내기 버튼만 눌렀어요.
그런데 보내기 버튼 옆에 있는 작은 화살표를 보니 다른 전송 옵션이 있더라고요.
컴퓨터 Gmail에서는 메일을 작성한 뒤 보내기 버튼 옆의 아래쪽 화살표 → 보내기 예약을 선택하면 돼요. 그러면 원하는 날짜와 시간을 정해서 메일 발송을 예약할 수 있어요.
저는 처음 사용할 때 이 기능이 별도 메뉴 안에 있을 거라고 생각했는데, 메일을 작성하는 화면에서 바로 설정할 수 있어서 의외로 간단했어요.
예약 시간을 정하고 나면 메일이 바로 상대방에게 전송되는 게 아니라 예약된 상태로 남는데, 이게 마음에 들었어요. 메일을 미리 작성해 놓고도 계속 기억하고 있을 필요가 없으니까요.
예를 들어 다음 날 오전에 보내야 하는 메일이라면 전날 밤에 작성해두고 다음 날 원하는 시간으로 예약해 놓으면 돼요. 그러면 다음 날 직접 Gmail을 열어서 보내기 버튼을 누르지 않아도 되는 거죠.
예약한 메일은 따로 모여 있었어요
예약을 해놓고 나니까 문득 이런 생각이 들었어요.
'내가 뭘 예약해놨는지 나중에 어떻게 확인하지?'
그런데 Gmail에는 예약됨이라는 항목이 따로 있더라고요.
컴퓨터에서는 Gmail 왼쪽 메뉴에서 예약됨을 선택하면 예약해 둔 메일을 확인할 수 있어요. 예약한 메일을 열어 내용을 확인하거나 발송을 취소할 수도 있고요.
예약을 취소하면 해당 메일은 임시보관 메일로 돌아가기 때문에 내용을 수정한 뒤 다시 예약할 수도 있어요. 그래서 예약해놓고 나서 생각이 바뀌어도 크게 걱정할 필요는 없었어요.
저는 이 부분이 꽤 중요하다고 느꼈어요.
예약 기능이라고 하면 한 번 설정하면 취소하기 어려울 것 같은 느낌이 있는데, 실제로는 예약된 메일을 다시 열어서 확인하고 필요하면 발송 자체를 취소할 수 있더라고요. 예약을 취소한다고 메일이 사라지는 것도 아니고 임시보관 상태로 돌아가기 때문에 다시 수정해서 사용할 수도 있고요.
마무리 — 컴퓨터뿐 아니라 휴대폰에서도 예약할 수 있었어요
처음에는 Gmail 예약 전송이 컴퓨터에서만 되는 기능인 줄 알았어요. 그런데 Android Gmail 앱에서도 사용할 수 있더라고요.
휴대폰에서 Gmail 앱으로 메일을 작성한 다음 오른쪽 위의 더보기 메뉴를 누르고 보내기 예약을 선택하면 돼요. 예약된 메일은 Gmail 앱의 메뉴에서 예약됨으로 들어가 확인할 수 있고, 필요하면 보내기 취소도 할 수 있어요.
이건 생각보다 활용하기 좋았어요. 메일을 보내려고 컴퓨터를 켰는데 갑자기 다른 일이 생기거나, 밖에서 갑자기 메일을 작성해야 하는 상황에서도 휴대폰으로 미리 작성해 놓을 수 있으니까요.
예전에는 '나중에 보내야지' 하고 임시보관함에 넣어놓으면 결국 다시 Gmail을 열어야 했는데, 예약을 해두면 그 단계가 사라져요.
다만 예약한 시간에 반드시 정확히 1초 단위로 발송되는 기능이라고 생각하면 안 될 것 같아요. Google에서도 예약된 이메일이 설정한 시간보다 몇 분 늦게 전송될 수 있다고 안내하고 있어요. 그래서 정확히 특정 시각에 도착해야 하는 중요한 업무라면 시간 여유를 두는 게 좋겠더라고요.
메일을 미리 작성해놓고 발송을 잊는 일이 자주 있었다면 Gmail의 예약 전송을 한 번 써보는 것도 괜찮아요.
저는 예전에는 임시보관함에 넣어두는 것으로 끝이라고 생각했는데, 작성하는 시간과 실제 보내는 시간을 따로 정할 수 있다는 것을 알고 나니 활용할 일이 꽤 많겠더라고요.
특히 늦은 밤에 메일을 작성했는데 상대방에게 바로 알림이 가는 건 부담스러울 때도 있고, 다음 날 특정 시간에 맞춰 보내고 싶을 때도 있어요. 그럴 때 메일을 억지로 기억해 뒀다가 다시 보내는 것보다 미리 작성해서 예약해 두는 게 훨씬 편했어요.
Gmail을 자주 사용하면서도 보내기 버튼만 눌러왔다면, 다음에 메일을 작성할 때 보내기 옆의 작은 화살표를 한 번 확인해보세요. 생각보다 자주 사용할 만한 기능이 숨어 있더라고요.