지난번에 Make를 처음 만져보면서 자동화가 어떤 식으로 돌아가는지는 대충 알게 됐어요.
'이 일이 생기면 → 다음 일을 자동으로 해준다.'
원리는 생각보다 단순했죠.
그런데 여기서 끝내고 나니까 조금 아쉬웠습니다. Google Sheets 모듈 하나 만들어놓고 '아, 이런 거구나' 하고 끝내기에는 정작 제대로 자동화한 건 아무것도 없었거든요.
그래서 이번에는 실제로 쓸 수 있는 자동화 하나를 끝까지 만들어보기로 했어요.
제가 선택한 건 구글 스프레드시트에 새로운 행이 추가되면 Gmail로 메일을 보내는 자동화였습니다.
구조만 보면 이래요.
Google Sheets에 새 행 추가 → Make가 확인 → Gmail로 메일 발송
복잡한 기능은 최대한 빼고 딱 두 가지 앱만 연결했습니다.
지난번에는 Make 화면 자체가 낯설어서 이것저것 눌러보느라 바빴는데, 이번에는 직접 처음부터 끝까지 연결해 보면서 어디에서 막히는지도 같이 확인해 봤어요.
먼저 스프레드시트부터 준비했어요
Make부터 켜기 전에 Google Sheets에서 테스트할 스프레드시트를 하나 만들었습니다.
그냥 빈 시트에 아무 글이나 적어도 될 줄 알았어요. 그런데 자동화에서 데이터를 가져다 쓰려면 어떤 정보가 어디에 들어있는지 구분해 두는 게 훨씬 편하더라고요.
그래서 첫 번째 행에 간단하게 항목을 만들었어요.
이름 / 이메일 / 내용
그리고 그 아래에는 테스트할 데이터를 한 줄 넣었습니다.
예를 들면 이름에는 '홍길동', 이메일에는 테스트용 메일 주소, 내용에는 '신청이 접수되었습니다' 같은 식이에요.
여기서 중요한 건 첫 번째 행을 제목으로 만들어두는 것이었습니다. 나중에 Gmail에서 메일 내용을 만들 때 스프레드시트의 데이터를 불러오는데, 제목이 제대로 들어가 있으니까 어떤 값이 이름이고 어떤 값이 이메일인지 알아보기 훨씬 쉬웠어요.
연습할 때는 열을 이것저것 많이 만들기보다 두세 개 정도만 준비하는 게 좋았습니다.
자동화가 제대로 움직이는지 확인하는 게 먼저니까요.
첫 번째는 Google Sheets를 연결했어요
스프레드시트를 준비했으니 Make로 돌아왔습니다. 새로운 시나리오를 만들고 화면 가운데 + 버튼을 눌러 Google Sheets를 검색했어요.
모듈이 생각보다 많이 나오는데, 여기서 제가 선택한 건 Watch New Rows였습니다.
이름 그대로 새로운 행이 추가됐는지 확인하는 기능이에요. Google Sheets에 새로운 사람이 추가되면 그걸 Make가 발견하고 다음 일을 시작하게 만드는 거죠.
그다음에는 구글 계정을 연결하고 사용할 스프레드시트와 시트를 선택했습니다. 여기서 잠깐 헷갈렸어요.
스프레드시트 파일만 고르면 끝인 줄 알았는데, 파일 안에 시트가 여러 개 있다면 어느 시트를 확인할지도 따로 지정해야 하더라고요.
'Sheet1', '신청목록', '테스트'처럼 아래쪽 탭으로 나뉘어 있는 바로 그 시트예요.
설정을 마치고 나니 화면에 Google Sheets 모듈 하나가 생겼습니다. 지난번에는 여기까지 하고 '그래서 이제 뭐 하지?' 싶었는데, 이번에는 다음에 뭘 해야 하는지 알겠더라고요.
새로운 행을 발견했으니, 이제 그 정보를 가지고 실제로 할 일을 붙이면 됩니다.
두 번째로 Gmail을 붙여봤어요
Google Sheets 모듈 오른쪽에 Gmail을 추가했습니다. 이번 자동화에서 Gmail이 할 일은 메일을 보내는 거니까 메일 발송에 해당하는 모듈을 선택하면 돼요.
여기까지는 어렵지 않았는데 Gmail 설정 화면을 열자 입력할 게 갑자기 많아졌어요.
받는 사람, 제목, 내용...
여기다가 제가 직접 이메일 주소와 내용을 써야 하는 줄 알았습니다.
그렇게 하면 자동화할 이유가 없잖아요. 매번 제가 이메일 주소를 바꿔야 하니까요.
여기서 Make를 사용하는 이유가 제대로 보이기 시작했어요.
Gmail의 받는 사람 칸에 고정된 이메일 주소를 직접 적는 게 아니라, 앞에서 Google Sheets가 가져온 '이메일' 값을 넣을 수 있었습니다.
메일 내용도 마찬가지였어요.
스프레드시트의 '이름'과 '내용' 값을 가져와서 메일 안에 넣을 수 있었어요.
예를 들어 스프레드시트에
홍길동 / 이메일 주소 / 신청이 접수되었습니다
라고 들어 있다면, Gmail에서는 이 값을 이용해
홍길동님, 신청이 접수되었습니다.
처럼 메일 내용을 만들 수 있는 거예요.
이걸 직접 연결해보고 나니까 지난 글에서 계속 이야기했던 '데이터를 다음 모듈로 넘긴다'는 말이 무슨 뜻인지 확실히 알겠더라고요.
처음 테스트했는데 메일이 안 왔어요
두 모듈을 연결했으니 이제 끝났다고 생각했습니다.
그래서 Run once를 눌렀어요.
잠시 기다렸는데...
메일이 안 옵니다.
'또 뭘 잘못했지?'
Gmail 설정부터 다시 열어봤어요. 받는 사람 주소가 잘못됐나 확인하고, 스프레드시트도 다시 보고, Google Sheets 연결도 눌러봤습니다. 그런데 문제는 생각보다 단순했어요.
Watch New Rows는 한 번 처리한 행을 기억하고, 다음 실행부터는 아직 처리하지 않은 새로운 행을 가져오는 방식이었습니다.
처음 연결할 때는 Choose where to start에서 기존 행을 어디부터 가져올지 정할 수도 있지만, 이미 한 번 처리한 행을 수정한다고 해서 매번 새로운 행으로 인식되는 건 아니었어요.
그래서 테스트할 때는 스프레드시트에 새로운 행을 하나 추가해 봤습니다. 이번에는 Make 쪽에 데이터가 들어왔어요.
분명 설정을 잘못한 줄 알았는데, 알고 보니 Watch New Rows가 어떻게 움직이는지를 제대로 이해하지 못했던 거였죠.
이걸 알고 나니까 테스트할 때마다 기존 데이터를 계속 고치는 것보다 새로운 테스트 행을 하나씩 추가하는 게 훨씬 편했습니다.
메일이 실제로 도착하니까 조금 신기했어요
Google Sheets에 테스트용 데이터를 새로 넣고 다시 실행했습니다.
이번에는 Google Sheets 모듈 위에 작은 표시가 생기고 데이터가 다음으로 넘어갔어요.
그리고 잠시 뒤 실제로 메일이 도착했습니다. 스프레드시트에 적어놓은 이메일 주소로, 제가 Gmail 모듈에서 만들어둔 제목과 내용이 그대로 들어와 있었어요.
사실 대단한 자동화는 아니에요. 스프레드시트 한 줄 읽어서 메일 하나 보내는 게 전부니까요.
그런데 직접 만들어놓고 보니 생각보다 신기했습니다.
제가 한 건 스프레드시트에 한 줄 추가한 것뿐인데, Make가 그걸 읽고 이메일 주소를 가져가서 Gmail에 넘기고 메일까지 보내준 거잖아요.
지난번에는 '자동화의 원리는 생각보다 간단하다'라고 이해하는 정도였다면, 이번에는 처음으로 사람이 중간에서 복사하고 붙여 넣던 과정이 빠진다는 게 어떤 건지 느껴졌어요.
기존 행부터 다시 테스트하고 싶다면
테스트하다 보면 한 가지 문제가 생깁니다. 아까 사용했던 행을 가지고 다시 처음부터 실행해보고 싶은데 Watch New Rows가 이미 처리한 데이터라서 다시 가져오지 않을 수 있어요.
이것도 처음에는 오류인 줄 알았습니다.
그런데 Google Sheets 모듈을 우클릭해 보니 시작 위치를 다시 정할 수 있는 옵션이 있더라고요.
Choose where to start라는 메뉴에서 기존 행까지 다시 처리하고 싶다면 All을 선택하면 되는 방식이었어요.
이 기능은 테스트할 때 특히 유용했어요.
매번 테스트용 데이터를 새로 만들 필요 없이 기존 데이터부터 다시 확인해 볼 수 있으니까요.
다만 이미 처리한 데이터를 다시 가져오도록 설정하면 같은 메일이 또 발송될 수도 있어요.
연습할 때는 괜찮지만 실제 이메일 주소가 들어간 시트로 테스트한다면 이 부분은 조심하는 게 좋겠더라고요.
자동 실행하려면 마지막 설정이 하나 더 필요했어요
테스트 메일까지 잘 도착했으니 이제 정말 끝난 줄 알았어요. 그런데 Run once는 말 그대로 테스트를 위해 한 번 실행하는 기능이었습니다.
제가 Make 화면을 닫은 뒤에도 알아서 새로운 행을 확인하게 만들려면 시나리오를 활성화하고 실행 일정도 설정해야 했어요.
Google Sheets의 Watch New Rows는 일정한 간격으로 새 데이터가 있는지 확인하는 방식이라 얼마나 자주 확인할지도 정할 수 있습니다.
예를 들어 15분마다 확인하도록 설정하면 Make가 그 주기에 맞춰 새로운 행이 생겼는지 확인하는 식이에요.
여기서 무조건 자주 확인하도록 만드는 게 좋은 건 아니었습니다.
Watch New Rows처럼 새로운 데이터가 있는지 확인하는 트리거도 실행될 때마다 작업이 발생하고 크레딧을 사용할 수 있어요.
그래서 굳이 빠르게 확인할 필요가 없는 자동화라면 실행 주기를 너무 짧게 잡을 이유가 없었습니다.
하루에 한 번 확인해도 되는 일인지, 한 시간마다 확인해야 하는 일인지에 따라 주기를 다르게 잡는 게 낫겠더라고요.
'자동화니까 최대한 자주 돌려야지'라고 막연히 생각했는데, 오히려 필요한 만큼만 실행하는 것도 자동화 설정의 일부였습니다.
직접 연결하면서 가장 헷갈렸던 부분
이번에는 지난번보다 훨씬 수월했지만, 처음 따라 한다면 몇 군데에서 막힐 수 있을 것 같아요. 가장 먼저 헷갈렸던 건 Google Sheets의 데이터를 Gmail에 어떻게 넣느냐였어요.
Gmail의 받는 사람 칸에 주소를 직접 적는 게 아니라 앞 모듈에서 가져온 이메일 값을 넣어야 자동화가 됩니다.
두 번째는 테스트 방법이었어요.
Run once를 눌렀는데 원하는 데이터가 잡히지 않는다면 무작정 설정부터 다시 건드리기보다, Watch New Rows가 어느 행까지 이미 처리했는지와 시작 위치를 먼저 확인해 보는 게 좋았어요.
세 번째는 테스트와 실제 자동 실행의 차이였습니다.
한 번 제대로 작동했다고 끝난 게 아니라, 계속 사용하려면 시나리오를 켜놓고 실행 일정까지 확인해야 해요.
결국 하나씩 보면 어려운 설정은 아니었는데, 이런 작은 부분 하나 때문에 전체가 잘못된 것처럼 느껴지더라고요.
그래서 처음 Make 자동화를 만들 때는 여러 앱을 한꺼번에 붙이기보다 두 개만 연결해서 끝까지 작동시키는 경험부터 해보는 게 낫겠다는 생각이 들었습니다.
이걸 어디에 써먹을 수 있을까?
메일 하나 보내는 데 굳이 Make까지 써야 하나 싶을 수도 있어요. 한두 번 보내는 거라면 저도 그냥 직접 보내는 게 빠르다고 생각합니다.
그런데 같은 일이 계속 반복된다면 이야기가 달라져요.
예를 들어 구글 스프레드시트로 신청자나 문의 내용을 정리하고 있다면 새로운 사람이 추가될 때마다 안내 메일을 보내도록 만들 수 있습니다.
업무 목록을 스프레드시트로 관리한다면 새로운 업무가 들어왔을 때 담당자에게 알려주는 식으로 바꿀 수도 있고요.
꼭 Gmail일 필요도 없어요.
Google Sheets에서 시작한 데이터를 다른 앱으로 넘기는 방식은 같기 때문에, 목적에 따라 다른 서비스를 연결하면 됩니다.
이번에 만든 자동화가 특별해서라기보다 '스프레드시트에 들어온 데이터를 다른 곳에서 자동으로 사용한다'는 구조를 한번 만들어봤다는 것이 더 중요하게 느껴졌어요.
이 구조만 이해하면 다음에는 Gmail 대신 다른 앱을 붙여볼 수도 있으니까요.
마무리 — 이번에는 진짜 자동화를 하나 만든 느낌이었어요
Make를 처음 알아봤을 때는 Scenario, Module, Trigger 같은 용어를 이해하는 것만으로도 머리가 복잡했어요. 두 번째로 사용했을 때는 Google Sheets와 Gmail 두 개만 연결했는데도 지난번보다 Make가 훨씬 쉽게 느껴졌습니다.
새로운 행을 확인하고 → 필요한 값을 가져오고 → Gmail에 넘겨서 → 메일을 보낸다.
화면에서는 동그란 모듈 두 개가 선 하나로 연결돼 있을 뿐인데, 그 안에서 데이터가 실제로 이동하는 걸 보니까 자동화가 어떻게 돌아가는지도 조금 더 감이 잡혔어요.
물론 아직 복잡한 자동화를 만들 수 있는 정도는 아닙니다.
그래도 처음부터 여러 앱을 연결하고 AI까지 넣으려고 했으면 중간에 포기했을 것 같아요. Google Sheets와 Gmail처럼 익숙한 서비스 두 개만 연결해 보니까 어디에서 일이 시작되고, 어떤 정보가 다음으로 넘어가는지 눈에 보이더라고요.
Make를 처음 사용한다면 저처럼 아주 단순한 것부터 하나 끝까지 만들어보는 것도 괜찮을 것 같아요.
직접 메일 한 통이 자동으로 도착하는 걸 보고 나면 '자동화'라는 말이 전보다 훨씬 덜 어렵게 느껴질 테니까요.