PDF 파일을 이메일로 보내거나 취업 서류를 제출하려는데 “파일 용량이 너무 큽니다.”라는 메시지가 나타난 적 있으신가요?
저도 파일을 다 준비해 놓고 마지막 제출 단계에서 용량 제한에 걸리면 꽤 당황하게 됩니다. 제출 시간이 얼마 남지 않은 상황에서는 문서를 처음부터 다시 만들어야 하나 싶기도 합니다. 하지만 대부분은 PDF 파일을 새로 만들 필요 없이 용량만 줄이면 해결할 수 있습니다.
특히 입사지원서, 학교 과제, 공공기관 민원서류처럼 PDF로 제출해야 하는 문서는 업로드할 수 있는 파일 크기가 정해져 있는 경우가 많습니다. 문서 안에 사진이나 스캔 이미지가 여러 장 들어 있으면 생각보다 용량이 크게 늘어나기도 합니다.
이번 글에서는 PDF 용량 줄이는 방법을 초보자의 눈높이에 맞춰 설명해 드리겠습니다. 무료 온라인 서비스를 사용하는 방법부터 프로그램을 이용하는 방법, 압축했는데도 용량이 잘 줄어들지 않을 때 확인할 내용까지 차근차근 알아보겠습니다.
한 줄 요약
PDF 용량은 무료 온라인 압축 서비스나 PDF 프로그램을 이용하면 몇 분 안에 간편하게 줄일 수 있습니다.
PDF 용량을 줄이기 전에 먼저 확인할 것
PDF 파일을 바로 압축하기 전에 제출처에서 허용하는 최대 용량부터 확인해 보세요.
파일이 12MB인데 제출 기준이 10MB 이하라면 용량을 아주 많이 줄일 필요는 없습니다. 반대로 30MB인 파일을 5MB 이하로 만들어야 한다면 강한 압축이 필요할 수 있습니다. 목표 용량을 먼저 확인해야 사진과 글자의 품질을 필요 이상으로 낮추지 않을 수 있답니다.
현재 파일의 용량을 확인하려면 PDF 파일 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 누른 뒤 ‘속성’을 선택하세요. 스마트폰에서는 파일 앱에서 해당 파일의 상세 정보나 파일 정보를 열면 크기를 확인할 수 있습니다.
PDF 안에 어떤 내용이 들어 있는지도 살펴보세요. 글자만 있는 문서는 원래 용량이 작은 편이라 압축해도 큰 차이가 없을 확률이 높지만, 사진, 도장, 서명 이미지, 스캔한 서류가 많이 들어 있다면 압축 후 용량이 크게 줄어들 가능성이 높답니다.
그리고 원본 PDF는 삭제하지 마세요. 처음에는 압축된 파일이 괜찮아 보여도 확대해서 확인하면 작은 글자가 흐리거나 서명이 잘 보이지 않는 경우가 있어서, 원본을 따로 보관해 두면 압축 수준을 바꿔 다시 작업할 수 있습니다.
무료 온라인 사이트에서 PDF 용량 줄이기
가장 쉬운 방법은 온라인 PDF 압축 서비스를 사용하는 것입니다. 별도의 프로그램을 설치할 필요가 없고, 인터넷 브라우저만 있으면 바로 이용할 수 있어요.
대표적으로 Adobe Acrobat 온라인, iLovePDF, Smallpdf와 같은 서비스가 있고, 사이트마다 화면 구성은 조금씩 다르지만 사용하는 순서는 거의 비슷하답니다.
- 인터넷에서 PDF 압축 서비스를 엽니다.
- ‘PDF 파일 선택’ 또는 ‘파일 업로드’ 버튼을 누릅니다.
- 용량을 줄일 PDF 파일을 선택합니다.
- 압축 수준을 선택합니다.
- 압축이 끝나면 새 PDF 파일을 내려받습니다.
- 내려받은 파일을 직접 열어 상태를 확인합니다.
처음 이용할 때는 어떤 압축 수준을 선택해야 할지 고민될 수 있는데요. 특별한 이유가 없다면 먼저 보통 수준으로 압축해 보는 것이 무난할 거예요. 압축 후에도 제출 기준보다 용량이 크다면 그때 한 단계 더 강한 압축을 선택하면 됩니다.
온라인 서비스는 급하게 파일을 제출해야 할 때 편리하지만, 주민등록등본이나 계약서처럼 개인정보가 포함된 문서는 조금 더 신중하게 다루는 것이 좋겠죠? 민감한 문서라면 온라인 사이트에 업로드하기보다 컴퓨터에 설치된 프로그램을 이용하는 편이 마음 놓일 거예요.
압축 수준에 따라 달라지는 점
PDF 압축 서비스에서는 보통 낮은 압축, 보통 압축, 강한 압축처럼 여러 단계를 제공합니다.
낮은 압축은 사진과 글자의 품질을 비교적 잘 유지하지만 파일 용량이 많이 줄어들지는 않기에 사진이 중요하거나 작은 글자가 많은 문서에 적합합니다.
보통 압축은 품질과 파일 크기의 균형이 무난해요. 입사지원서, 과제, 일반적인 행정서류라면 먼저 이 단계를 사용해 보는 것이 좋습니다.
강한 압축은 파일 용량을 크게 줄일 수 있지만 사진이나 스캔 문서가 흐려질 수 있습니다. 실제로 화면에서는 괜찮아 보여도 확대하거나 인쇄했을 때 글자가 뭉개져 보일 수 있으므로 반드시 확인해야 해요.
저는 제출까지 시간이 조금 남아 있다면 처음부터 가장 강한 압축을 선택하지 않고, 보통 압축부터 시도하는 편이에요. 용량이 기준에 들어오면서 글자도 잘 보인다면 굳이 화질을 더 낮출 필요가 없다고 생각하거든요.
프로그램을 이용해 PDF 용량 줄이기
PDF 파일을 자주 다루거나 개인정보가 포함된 문서를 압축해야 한다면 PC용 PDF 프로그램을 이용해 보세요.
프로그램마다 메뉴 이름은 다르지만 일반적으로 ‘파일 크기 줄이기’, ‘PDF 압축’, ‘PDF 최적화’와 같은 기능을 제공합니다.
- PDF 프로그램에서 파일을 엽니다.
- 파일 메뉴나 도구 메뉴를 선택합니다.
- PDF 압축 또는 최적화 기능을 찾습니다.
- 원하는 이미지 품질과 압축 수준을 선택합니다.
- 원본과 구분할 수 있도록 다른 이름으로 저장합니다.
- 저장된 파일의 용량과 문서 상태를 확인합니다.
프로그램을 이용하면 인터넷에 파일을 올리지 않아도 된다는 장점이 있습니다. 또한 압축뿐 아니라 페이지 삭제, 순서 변경, PDF 합치기와 같은 기능도 함께 사용할 수 있어 업무 중 PDF를 자주 다루는 분에게 편리하겠죠.
다만 유료 기능이 포함된 프로그램도 있으므로 설치하기 전에 무료로 사용할 수 있는 기능의 범위를 확인하는 것이 좋습니다.
온라인 서비스와 프로그램 중 무엇을 선택할까?
PDF 압축을 가끔 사용하는 분이라면 온라인 서비스가 가장 편해요. 설치 과정 없이 파일을 선택하고 압축된 파일을 내려받으면 되기 때문에 처음 사용하는 분도 어렵지 않고요.
반면 업무상 PDF를 자주 사용하거나 인터넷에 올리기 조심스러운 문서를 다룬다면 전용 프로그램이 더 좋을 겁니다. 한 번 설치해 두면 인터넷 연결이 없어도 이용할 수 있고, 압축 이외의 편집 기능도 함께 사용할 수 있으니까요.
저는 일반적인 안내문이나 개인정보가 없는 문서라면 온라인 서비스를 사용하고, 주민등록번호, 계좌번호, 급여 정보처럼 민감한 내용이 들어 있다면 번거롭더라도 PC 프로그램을 사용하는 쪽을 선택하겠습니다.
결국 어떤 방법이 무조건 더 좋다기보다는 문서의 내용과 사용 빈도에 따라 선택하는 게 좋은 거죠.
PDF 용량이 잘 줄어들지 않을 때
압축을 했는데 파일 용량이 거의 그대로라면 압축 방법이 잘못된 것인지 걱정될 텐데요. 이건 파일 자체의 특성 때문에 더 이상 줄어들지 않는 경우도 있답니다.
먼저 이미 압축된 PDF인지 확인해 보세요. 한 번 최적화된 파일은 다시 압축해도 용량이 크게 줄지 않기 때문에 같은 파일을 반복해서 압축하면 크기보다는 화질만 계속 낮아질 수 있습니다.
글자 위주의 문서도 용량 감소 폭이 작을 수 있어요. PDF 용량의 대부분을 차지하는 것은 보통 고해상도 사진이나 스캔 이미지이기 때문입니다.
사진이 많은 문서라면 강한 압축을 시도할 수 있지만, 글자와 도장이 흐려지지 않는지 확인해야 합니다. 특히 증명서나 계약서처럼 작은 글씨가 중요한 문서는 용량만 보고 압축해서는 안돼요!
다른 압축 서비스를 사용해 보는 방법도 있습니다. 서비스마다 파일을 처리하는 방식이 달라 같은 PDF라도 압축 결과가 조금씩 다를 수 있거든요.
제출 기준보다 아주 조금 초과한 상태라면 불필요한 빈 페이지나 중복된 이미지를 삭제하는 것만으로도 해결될 수 있어요. 예를 들어 10MB 이하로 제출해야 하는데 파일이 10.3MB라면 강한 압축을 다시 하는 것보다 필요 없는 페이지가 없는지 먼저 확인해 보세요.
스캔한 문서의 용량이 지나치게 크다면 처음 스캔할 때 해상도를 너무 높게 설정했을 가능성도 있습니다. 다시 스캔할 수 있다면 문서용 해상도로 조정하거나, 색상이 필요 없는 문서는 흑백 또는 회색조로 스캔하면 용량을 줄일 수 있어요.
개인정보가 있는 PDF를 압축할 때 주의할 점
온라인 PDF 압축 서비스는 편리하지만 모든 문서를 아무 생각 없이 업로드하는 것은 피하세요.
일반적인 과제나 공개 자료는 큰 문제가 없을 수 있지만 주민등록등본, 가족관계증명서, 계약서, 급여명세서, 금융자료처럼 개인정보가 포함된 파일은 PC용 프로그램을 이용하는 편이 안전합니다.
중요정보 문서지만 온라인 서비스를 꼭 사용해야 한다면 공식 사이트가 맞는지 확인하고, 파일이 일정 시간 후 자동으로 삭제되는지 등 개인정보 처리 방침도 꼼꼼히 살펴보세요.
급한 상황이라면 바로 눈에 보이는 사이트를 누르고 싶겠지만 중요한 서류일수록 몇 분 더 확인하는 편이 나중에 불안해하지 않는 방법이라고 생각합니다.
압축한 PDF를 제출하기 전 확인사항
용량이 기준 이하로 줄어들었다고 해서 바로 제출하지는 마세요. 압축 과정에서 문서 품질이나 구성이 달라졌을 수 있습니다.
다음 내용을 하나씩 확인해 보세요.
- PDF 파일이 오류 없이 정상적으로 열리는지 확인합니다.
- 첫 페이지부터 마지막 페이지까지 모두 들어 있는지 확인합니다.
- 페이지 순서가 바뀌지 않았는지 확인합니다.
- 작은 글자와 표 안의 숫자가 선명하게 보이는지 확인합니다.
- 사진, 도장, 서명 부분이 지나치게 흐리지 않은지 확인합니다.
- 제출처에서 요구하는 파일 용량 이하인지 확인합니다.
- 파일 이름이 알아보기 쉽게 되어 있는지 확인합니다.
입사지원서라면 ‘최종.pdf’나 ‘진짜최종.pdf’처럼 작성하기보다 ‘입사지원서_이름.pdf’처럼 정리하는 것이 좋습니다. 담당자도 어떤 파일인지 바로 알 수 있고, 본인도 나중에 파일을 찾기 편합니다.
파일을 열었을 때 첫 장만 보고 닫기 쉽지만, 오류는 마지막 페이지에서 발견되기도 합니다. 조금 번거롭더라도 끝까지 넘겨 보는 것을 추천합니다.
자주 묻는 질문
Q. PDF 용량을 줄이면 화질이 무조건 떨어지나요?
압축 과정에서 이미지 품질이 일부 낮아질 수 있지만 압축 수준이 약하거나 글자 위주의 문서라면 눈에 띄는 차이가 거의 없을 수도 있습니다. 압축 후 파일을 직접 확인하는 것이 가장 정확합니다.
Q. 무료로 PDF 용량을 줄일 수 있나요?
네. 온라인 PDF 압축 서비스를 이용하면 무료로 용량을 줄일 수 있습니다. 다만 서비스에 따라 하루 사용 횟수나 업로드 가능한 파일 크기에 제한이 있을 수 있습니다.
Q. 스마트폰에서도 PDF 용량을 줄일 수 있나요?
가능합니다. 스마트폰의 인터넷 브라우저에서 PDF 압축 사이트를 이용하면 됩니다. 다만 압축된 파일이 어디에 저장되었는지 찾기 어려울 수 있으므로 다운로드 폴더를 확인해 보세요.
Q. 압축을 여러 번 하면 용량이 계속 줄어드나요?
조금 더 줄어들 수는 있지만 효과가 크지 않은 경우가 많습니다. 오히려 사진과 글자의 품질이 계속 낮아질 수 있으므로 같은 파일을 반복해서 압축하는 것은 추천하지 않습니다.
Q. 압축했는데도 용량이 큰 이유는 무엇인가요?
이미 압축된 파일이거나 고해상도 이미지가 많이 포함된 경우일 수 있습니다. 반대로 글자 위주의 문서는 원래 압축할 부분이 적어 용량 감소 폭이 작을 수 있습니다.
Q. 비밀번호가 설정된 PDF도 압축할 수 있나요?
서비스나 프로그램에 따라 다릅니다. 비밀번호를 입력한 뒤 압축할 수 있는 경우도 있지만 보안 설정 때문에 파일 처리가 제한될 수도 있습니다.
Q. 원본 파일은 삭제해도 되나요?
압축된 파일을 제출했다고 하더라도 원본은 당분간 보관하는 것이 좋습니다. 다른 기관에서 더 선명한 파일을 요구하거나 압축 파일에 문제가 생겼을 때 다시 사용할 수 있습니다.
마무리
PDF 용량 때문에 제출이 막히면 괜히 조급해지죠. 저도 처음에는 문서를 다시 만들어야 하나 싶었는데, 막상 해보니 대부분은 압축만으로 해결되는 경우가 많았습니다. 처음에는 조금 낯설어 보여도 한두 번만 해보면 다음부터는 금방 익숙해집니다. 특히 취업 서류나 학교 과제처럼 제출 시간이 촉박할 때 알아두면 꽤 도움이 되고요.
압축을 마쳤다면 바로 제출하지 말고 파일을 열어서 페이지가 빠지지는 않았는지, 글자가 흐려지지는 않았는지 1분 정도 확인하면 나중에 다시 제출하는 일을 줄일 수 있습니다.
작은 습관 하나지만, 급한 순간에는 이런 확인이 가장 든든한 해결책이 되어 주기도 합니다.
초보 생활 한 줄 팁
PDF를 압축할 때는 처음부터 가장 강한 압축을 선택하기보다 보통 압축부터 시도해 보세요. 필요한 용량을 맞추면서도 문서 품질을 지키기 쉽습니다.
이런 분께 추천합니다
- 취업 서류를 PDF로 제출해야 하는 구직자
- 학교 과제를 온라인으로 제출하는 학생
- 이메일 첨부 용량 제한 때문에 곤란한 분
- 공공기관 민원서류를 제출해야 하는 분
- PDF 파일 사용이 아직 익숙하지 않은 초보 사용자